Stellt euch vor, ihr habt eine Idee. Eine richtig gute sogar. Eine, die euer Unternehmen nachhaltig voranbringen wird. Alles ist abgestimmt, die Führungsetage ist glücklich. Die Marketingabteilung ist an Bord, die Kampagne steht in den Startlöchern.
Und dann hört ihr es. Das leise Zweifeln. Über Umwege hat es euch erreicht. Flurfunk. Halbwissen. Angst vor Veränderung. Denn vor voller Begeisterung habt ihr vergessen, genau die in den Prozess einzubinden, die diese Veränderung ebenso nachhaltig betreffen wird, wie eure Partner*innen und Kund*innen. Eure Mitarbeiter*innen. Sie haben am Rande etwas davon mitbekommen, das große Ganze ist ihnen allerdings nicht klar. Das sorgt für Unruhe, Ärger und noch mehr Flurfunk.
Was überspitzt klingt, ist es auch. Ein wenig zumindest. Nicht immer sind es die großen Entscheidungen. Manchmal reicht auch eine vermeintlich kleine Änderung. Gendern zum Beispiel. Oder Duzen auf der Website.
Kann ich mir nicht erklären
Manchmal reicht es, wenn der Prozess erklärt wird. In einem Meeting oder auch einfach in einer Mail. Nicht immer muss es eine große Geste sein. Es kann reichen, wenn man erklärt, dass man sich die Strategie und die Unternehmensvision nochmal genauer angesehen hat und so festgestellt hat, dass Gendern einfach besser zur Haltung des Unternehmens passt oder Duzen eher eurer Mentalität entspricht. Und man kann Grenzen kommunizieren. Niemand muss in Mails und Telefonaten Kund*innen mit Du ansprechen, schließlich gefällt das nicht allen. Aber auf der Website, wenn das Unternehmen und nicht die einzelnen Mitarbeiter*innen kommuniziert, gilt eben die neue Regel.
Das kann dann in einem persönlichen Meeting erläutert werden, wenn sich sowieso alle aus dem Unternehmen – sofern es machbar ist – treffen. Um jetzt mal aus dem NC-Kästchen zu plaudern: Bei uns wäre das ein Fall für das Montagsmeeting. Am besten das Erste des Monats, denn das findet in Präsenz statt und nicht digital.
Kleinere Ankündigungen können auch per Mail verschickt werden. Bei NC finden sich kleinere Infos in den Management-Mails, die wir freitags von Sören, unserem Chef, bekommen. In diesen Mails wird kurz und knackig die Woche zusammengefasst, künftige Praktikant*innen vorgestellt oder die Zusammenarbeit mit neuen Kund*innen angekündigt.
Klotzen statt kleckern
Und dann gibt es natürlich Veränderungen, die Diskussionen mit sich bringen werden. Bei manchen kann das auch schon das Gendern sein. Bei anderen ist es der Verzicht auf die Currywurst in der Kantine. Eben Themen, die potenziell so viel Leidenschaft entfachen, dass sich selbst ein Alt-Kanzler berufen fühlt, sich dazu auf LinkedIn zu äußern.
Ganz klar – hier ist Fingerspitzengefühl gefragt. Und das nicht nur, wenn es um den „Kraftriegel der Facharbeiterin und des Facharbeiters“ geht. Auch Tools und Programme können schnell dazu führen, dass sich Mitarbeiter*innen nicht verstanden fühlen. Etwa dann, wenn ein Programm zu fehleranfällig ist. Oder wenn eine neue Software eingeführt werden soll.
Ohne uns – Scheitern vorprogrammiert
Schnell sieht man sich mit zwei Lagern konfrontiert: die Leute, die es kaum abwarten können, ihren Workflow anzupassen und denen, die sich nichts Schlimmeres vorstellen können, als noch ein neues Tool bedienen zu müssen. Vernachlässigt man in der internen Kommunikation die zweite Gruppe, riskiert man, einiges an Geld in ein Tool zu investieren, das nur die Hälfte der Belegschaft nutzt. Und im Extremfall sogar zu Mehrarbeit führt. Schon 2015 machte eine Studie von McKinsey klar: Wer Mitarbeiter*innen nicht von einem neuen Vorhaben überzeugen kann, hat ein Problem. Ganze 70 % dieser Projekte scheitern aufgrund fehlender Unterstützung der Mitarbeiter*innen.
Kommunikation strategisch angehen
In solchen Fällen braucht es mehr als eine Infomail. Es braucht eine Strategie. Und diese sollte nicht der externen Strategie widersprechen, sondern viel mehr mit ihr im Einklang stehen. Schließlich wollen wir vermeiden, dass sich unser Selbstbild zu sehr vom Fremdbild unterscheidet.
Angefangen beim Onboarding, über Mitarbeiter*innengespräche, Wiki oder gar Intranet – interne Kommunikation sollte auf keinen Fall nur punktuell und hier und da eine Rolle spielen. Sie wollte die Unternehmensvision, Sprache und Identität nicht nur verdeutlichen, sondern zu ihr beitragen.
Auch die Medien sollten zum Unternehmen und den Mitarbeiter*innen passen. Hat doch gerade Corona sowohl Homeoffice als auch hybride Arbeitsplatzmodelle beflügelt. Dementsprechend sollten Medien gewählt werden, die wirklich alle Mitarbeiter*innen erreichen. Das gilt selbstverständlich auch für Branchen, in denen Homeoffice nicht möglich ist.
New Work, new communication
Die Digitalisierung verändert auch die interne Kommunikation. Homeoffice und hybrides Arbeiten erlauben es, Mitarbeiter*innen aus neuen Regionen zu gewinnen. Arbeit und Leben halten sich die Balance und die persönliche Verantwortung steigt. Das bringt auch neue Herausforderungen mit sich – Teamzugehörigkeit und Trennung von Arbeit und Freizeit können ein Problem darstellen. Ein Wandel, der auch die interne Kommunikation beeinflussen sollte: reine Kommunikation geht mehr und mehr einher mit Aktion. Events und persönliche Treffen gewinnen an Bedeutung.
Was aber überall, ungeachtet des Mediums, mitschwingen sollte, ist Wertschätzung. Diese zeigt sich bei der Auswahl der Kanäle, Medien und Aktionen als auch der tatsächlichen Inhalte. Denn nur wenn die Wertschätzung deutlich wird und für alle Mitarbeiter*innen – unabhängig vom Arbeitsmodell – spürbar wird, kann interne Kommunikation erfolgreich sein.
Fazit
In der internen als auch in der externen Kommunikation müssen wir vor allem eines hinnehmen: Wir werden es nie allen recht machen können. Aber wir können mit der richtigen Strategie, dem nötigen Feingefühl und vor allem Wertschätzung dafür sorgen, dass sich mehr Mitarbeiter*innen verstanden, abgeholt und gesehen fühlen. Nämlich dann, wenn mögliche Bedenken schon angesprochen und entkräftet werden können, ehe sie überhaupt geäußert werden. Das schafft Vertrauen. Gleichzeitig kann ein Unternehmen so auch ein offenes Ohr suggerieren. Wenn Feedback nicht nur in eine Richtung geht, sondern auch gehört und angenommen wird. Aber da sind wir schon beim nächsten Thema.
Quellen:
Engelhardt, K (2024) Interne Kommunikation als Treiber in neuen Arbeitswelten: Digitalisierung, Mitarbeiter-Mitsprache, Führungsverantwortung, Nachhaltigkeit und Werte als Wirkungsraum (essentials). SpringerGabler, Wiesbaden
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